Основная особенность наших услуг при разработке системы мотивации (системы KPI) — комплексный подход, позволяющий клиенту быть уверенным, что вновь созданная или измененная система мотивации заработает и не даст серьезных сбоев при внедрении.
Наш подход ориентирован не на построение сложной системы «в долгую», а на разработку и внедрение рабочей модели мотивации, которую можно реально применять в бизнесе. Мы помогаем быстро «приземлить» идеи клиента: проверить, можно ли по ним считать бонусы, откуда брать данные, кто будет отвечать за расчет показателей и как избежать сбоев в бизнес-процессах. Если у клиента уже есть понимание KPI или бонусной модели, мы не заменяем его своим шаблонным решением, а помогаем оценить, будет ли эта модель работать на практике.
При разработке системы мотивации мы ставим перед собой следующие цели:
1. Разработка системы мотивации.
При этом могут учитываться следующие компетенции и факторы (в том числе, но не ограничиваясь ими):
- Достижение согласованных долгосрочных целей в рамках общей стратегии клиента.
- Персональный вклад сотрудника в прирост доходов / прибыли, уменьшение затрат клиента в том случае, если это может быть оценено.
- Выполнение разовых проектов, направленных на развитие компании.
- Превентивные действия сотрудника по минимизации рисков в рамках сферы его ответственности.
Конкретный перечень компетенций и факторов мы определяем совместно с клиентом.
2. Проведение анализа бизнес-процессов клиента с целью:
- Выявления и устранения потенциальных сбоев в приеме-передаче информации, необходимой для функционирования системы мотивации.
- Разработки рекомендаций по возможной автоматизации системы мотивации, прежде всего в части расчета ключевых показателей.
3. Обеспечение максимального соответствия системы мотивации действующим нормам законодательства РФ в части:
- Трудового и гражданского права — с точки зрения минимизации рисков клиента как работодателя.
- Налогового права — с точки зрения обоснованности затрат для целей налога на прибыль, налоговых рисков по НДФЛ при получении сотрудниками материальной выгоды и/или дохода в натуральной форме.
4. Внедрение системы мотивации — создание необходимой «инфраструктуры» для функционирования системы мотивации, в том числе, но не ограничиваясь:
- Корректировка управленческого учета и бюджетирования.
- Автоматизация сбора данных, необходимых для системы мотивации.
Этапы разработки и внедрения системы мотивации
Этап 1. Разработка системы мотивации. Этап включает проведение следующих работ:
- Анализ долгосрочных целей и стратегии клиента.
- (По возможности) интервьюирование бенефициаров для понимания их ценностей, образа желаемого будущего (т. е. элементы идеологии).
- Интервьюирование сотрудников: что они думают о ситуации, как они видят свою роль/ответственность/задачи, могут ли они влиять на поставленные задачи.
- Анализ особенностей фактически применяемой системы премирования (практика принятия решений об изменении оплаты труда, практика премирования).
- Оценка соответствия формально утвержденной системы оплаты труда (Положение о премировании и/или Положение о фонде оплаты труда, приказы о премировании, карточки расчета бонусов и т. п.) фактически применяемой системе.
- Выявление фактов несбалансированности между уровнем бонусов и выполняемыми функциями по отдельным должностям.
- Оценка корпоративной культуры, «неписаных» правил.
- Проверка фактов дублирования функций по должностям, оценка четкости разграничения должностных обязанностей.
- Проверка соответствия фактических должностных обязанностей утвержденным должностным инструкциям (при их наличии).
- Анализ принципиальной возможности сбора информации, которая в дальнейшем потребуется клиенту для эффективной оценки отобранных компетенций.
На основании проведенного анализа осуществляется:
- Разработка системы мотивации, содержащей следующие основные блоки информации:
- принципы формирования системы в целом и для каждой категории сотрудников;
- описание способов премирования сотрудников (денежные и, возможно, неденежные);
- порядок расчета ключевых показателей для конкретной должности, при достижении которых возможно премирование;
- порядок расчета ключевых показателей для клиента в целом, при достижении которых премирование возможно в принципе (рентабельность, точка безубыточности, налоговая нагрузка и т. п.);
- порядок расчета суммы денежной премии для конкретной должности.
- Проектирование числовой модели с расчетами ключевых показателей на основе консолидированных показателей деятельности компании (предусматривается возможность изменения исходных данных с автоматическим перерасчетом результата):
- суммы бонусов, рассчитываемых согласно утвержденной системе мотивации;
- точка безубыточности или иной аналогичный параметр, при превышении которого внедрение системы мотивации начинает приводить к незапланированным убыткам/расходам клиента;
- суммы налогов, возникающих при внедрении системы мотивации.
- Перечень условий, которые необходимы для эффективного применения системы мотивации.
- Источники информации, необходимой для функционирования разработанной системы мотивации.
- Рекомендации по автоматизации процесса сбора информации, которая необходима для функционирования системы мотивации. Рекомендации включают в себя наше мнение о том, какие именно процессы могут быть автоматизированы и с применением какого программного обеспечения.
Этап 2. Формализация системы мотивации с точки зрения трудового, гражданского и налогового права. Этап включает проведение следующих работ:
- Формирование официального текста системы мотивации, который может быть публичным.
- Корректировка трудовых договоров (в случае необходимости).
- Составление и/или корректировка форм приказов, отчетов и прочих документов, которые необходимы для официального начисления и выплаты премий.
- Корректировка или составление официального положения о премировании.
- Корректировка или составление официальных должностных инструкций.
- Рекомендации по обоснованию расходов на премии в целях налога на прибыль и снижению налоговых рисков.
- Рекомендации по снижению налоговых рисков по НДФЛ при получении дохода в натуральной форме или материальной выгоды.
- Рекомендации по урегулированию проблемы выплаты бонусов одному сотруднику исходя из показателей, формально относящихся к нескольким аффилированным юридическим лицам.
Этап 3. Автоматизация системы мотивации.
- Корректировка системы управленческого учета и бюджетирования в том объеме, в котором это необходимо для функционирования системы мотивации.
- Внесение необходимых изменений в учетную политику в целях управленческого учета (при необходимости).
- Разработка технического задания для автоматизации системы мотивации (расчета ключевых показателей).
- Автоматизация расчета ключевых показателей на основе консолидированных данных управленческого учета.
- Разработка печатных форм «карточек» бонусов, выводимых на печать из программы, с увязкой с формализованными документами, разработанными на этапе 2.
По умолчанию автоматизация осуществляется с применением программного обеспечения 1С. Конкретный перечень действий будет определяться по итогам этапов 1 и 2.
Этап 4. Внедрение системы мотивации.
- Постановка электронного документооборота в том объеме, в котором это необходимо для функционирования системы мотивации.
- Постановка и автоматизация управленческого учета и бюджетирования в том объеме, в котором это необходимо для функционирования системы мотивации.
Этап 5. Обучение персонала и консультации.
- Обучение персонала в рамках новых бизнес-процессов.
- Консультирование персонала по применению методики расчета, установленной в системе мотивации.
- Выявление потребности в дополнительной автоматизации отдельных процессов.
- Получение «обратной связи» о функционировании системы мотивации, выявление и исправление ошибок.
Системный подход к разработке системы мотивации
Предметом нашей работы является разработка системы мотивации на основании системного подхода. Считаем необходимым кратко пояснить его суть.
- Мотивационная система — это не только порядок расчета бонусов и премий. Это комплекс мероприятий системы управления персоналом, включающий оценку, обучение, вознаграждение, корпоративную культуру, трансляцию целей и постановку задач, контроль исполнения, ресурсы, функционал и зоны ответственности.
- Для внедрения системы мотивации необходимо иметь достоверный управленческий учет, адекватное бюджетирование, необходимый уровень автоматизации и IT-инфраструктуры. Также важно учитывать правовой и налоговый аспекты премирования. Поэтому создание или корректировка даже одной части системы мотивации затрагивает и другие системы управления компанией. Практика показывает, что подобные проекты могут повлечь за собой серьезные изменения, а это большая и трудная работа, сравнимая с усилиями по раскручиванию тяжелого маховика.
- Система оплаты труда является одним из элементов системы управления персоналом, ключевая задача которой — способствовать реализации бизнес-стратегии и обеспечивать баланс интересов нескольких целевых групп: бенефициаров, топ-менеджмента, среднего менеджмента и рядового персонала. При этом система должна обладать мотивирующим эффектом, который достигается через соблюдение принципов адекватности, предсказуемости, своевременности, значимости, справедливости и прозрачности.
- Для того чтобы система мотивации могла выполнять свою ключевую задачу и соответствовать указанным принципам, необходимо быть готовым к качественному формулированию задач. Первый этап проекта является основополагающим: «за что будем бороться, то и получим в итоге».
- Система будет соответствовать потребностям бизнеса в той мере, насколько четко будут сформулированы задачи компании, программа решения этих задач и принципиальное отношение руководства к персоналу: как к инструменту, инвестиции, затратам и т. п. Для понимания этих вопросов необходимы встречи не только с наемным топ-менеджментом компании, но и с владельцами бизнеса, особенно если владельцы принимают активное участие в управлении компанией. Кроме того, реализация каждой стадии проекта должна проходить в тесном сотрудничестве с руководством компании.
- Создание системы мотивации также влечет за собой создание новых правил. Необходимо проработать системы организации и распределения работы, учета информации и другие связанные процессы. Поэтому в рамках проекта рассматриваются вопросы: как будет оцениваться и учитываться результативность персонала, откуда будет получаться необходимая информация, кто будет отвечать за ее достоверность и как эти процедуры будут выполняться на регулярной основе.
Мы обладаем собственными компетенциями по сбору и анализу данных из баз управленческого учета и/или официального бухгалтерского учета в 1С. Для упрощения работы и сокращения общих сроков проекта целесообразно предоставить нашим специалистам доступ к таким базам или к их копиям. В отдельных случаях может потребоваться доступ к консоли запросов в 1С для подготовки специальных обработок по сбору и анализу данных. Такие обработки разрабатываются нами в рамках проекта и не увеличивают стоимость услуг дополнительно.
Вадим Крючков
Старший партнер компании Legal Bridge.
Практикующий налоговый консультант, аудитор.
Руководитель департамента финансового консалтинга.
Подробнее
Практикующий налоговый консультант, аудитор.
Руководитель департамента финансового консалтинга.
