Иногда это случается. Главные бухгалтеры увольняются. Причины могут быть разные: предложили другую работу, личные обстоятельства, конфликт в коллективе. Но в большинстве случаев порядок увольнения остается стандартным: письменное уведомление, контроль текущего положения компании, поиск компетентного сотрудника и передача полномочий. Если вы не договорились об ином — у вас есть 14 календарных дней, чтобы решить все вопросы.
Рассмотрим подробнее, как передать дела при увольнении главного бухгалтера и грамотно оформить документацию.
Основания
Расчет главбуха может осуществляться на различных основаниях:
- Личное решение.
- Инициатива работодателя.
- По соглашению сторон, которое позволяет установить, например, индивидуальный срок отработки при увольнении главного бухгалтера.
Что делать
- Принять должным образом заявление об увольнении. Попросить заранее рассчитать выплаты, причитающиеся бухгалтеру на дату увольнения, и проверить их, тем более, если расчетами занимался именно увольняющийся специалист. Вы должны убедиться, что размер выплат соответствует законодательству.
- Составить четкий план передачи дел: документации, ключей от бухгалтерской базы, токенов, логинов и паролей от платежных систем, систем сдачи отчетности, ЭДО. Если на момент увольнения новый сотрудник не найден, то генеральный директор принимает дела на себя или назначает ответственное лицо. Принимающее лицо должно убедиться, что документы, передаваемые при увольнении главного бухгалтера, находятся в полном комплекте.
- Необходимо провести инвентаризацию документации (обязательно отметить недостающие документы и информацию) и товарно-материальных ценностей, а также проверить дебиторскую и кредиторскую задолженности. К документам, что передает главный бухгалтер при увольнении, относятся:
- учредительные документы;
- документация по организации бухучета;
- учетные регистры;
- декларации, отчеты, журналы учета;
- распоряжения о проведении инвентаризаций и описей;
- документация о взаимодействиях с налоговой;
- кадровые документы и т. п.
- Рекомендуем подписать с бухгалтером оборотно-сальдовые ведомости за последний отчетный период и на момент увольнения. По возможности получить сверку принадлежности денежных средств ЕНС и справок, характеризующих налоговые расчеты с бюджетом и СФР. Важно помнить, что обязанности главного бухгалтера при увольнении включают корректную передачу всех финансовых документов.
- Нелишним будет провести экспресс-аудит для выявления ошибок. Стоимость экспресс-аудита не велика, но избавит от сложностей в будущем. Также вы зафиксируете состояние учета на конкретный момент и будете иметь четкое представление о вашей бухгалтерии.
- Сообщить в банк об увольнении главного бухгалтера. Для каждого банка действует своя система уведомления. Уточните в банке.
- Начать поиски нового главного бухгалтера. Могут быть разные варианты: и обращение в кадровое агентство, и поиск через знакомых, и самостоятельное размещение вакансии на ресурсах онлайн-рекрутмента. Не забудьте проверить профпригодность главного бухгалтера. Если ваши поиски не увенчались успехом за короткий промежуток времени, а отчетный период вот-вот наступит — передайте функцию главного бухгалтера на аутсорсинг. Так ваша бухгалтерия будет под контролем, а вы спокойно продолжите поиски.
- Предложите заключить уже бывшему главному бухгалтеру договор на оказание услуг на небольшой срок. В первые месяц-два работы нового главного бухгалтера обязательно будут возникать вопросы по методике учета, по сданной отчетности, по настройке бухгалтерской базы. Заключенный договор гарантирует вам получение помощи, а бывшему сотруднику — вознаграждение.
